Como Agregar una Firma Digital en Word

Cómo Agregar una Firma Digital en Word: Guía paso a paso

Microsoft Word tiene una práctica función incorporada que permite a los usuarios crear y agregar documentos de firmas electrónicas.

Sin embargo, a pesar de su popularidad, Word es algo limitado en lo que respecta a una funcionalidad más amplia cuando se trata de firmas electrónicas, lo que convierte a Word en una opción de software obsoleta para muchas organizaciones, que podrían beneficiarse de un cambio a plataformas de firma electrónica más dedicadas como PandaDoc y DocuSign .

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica también conocida como firma electrónica , es simplemente una forma digitalizada de una firma física tradicional, lo que facilita la firma de documentos. Al igual que una firma manuscrita estándar, la mayoría de las firmas electrónicas sirven como prueba de que el firmante ha aprobado el documento en cuestión.

Además, muchas personas consideran que las firmas electrónicas hacen que los documentos se vean más profesionales, lo cual es muy importante cuando se trata de proyectar la imagen correcta en el mundo de los negocios.

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¿Por qué usar firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas son mucho más rápidas de usar que las firmas tradicionales, ya que no necesita imprimir, firmar físicamente y luego escanear un documento al remitente. Las firmas electrónicas solo deben crearse una vez, y luego pueden agregarse rápida y fácilmente a cualquier documento futuro.

Las firmas electrónicas son importantes para cualquiera que necesite enviar documentos firmados con frecuencia. Los equipos como los equipos de ventas, los gerentes de contratos y casi cualquier propietario o administrador de negocios pueden beneficiarse profundamente de su uso.

Cuando se usa correctamente, una firma digital también es legalmente vinculante de la misma manera que una firma real. También se pueden cifrar, por lo que es seguro usarlos incluso en documentos críticos y confidenciales.

¿Por qué agregar una firma electrónica con Microsoft Word?

Microsoft Word es el software universal de procesamiento de texto utilizado por empresas e individuos en todo el mundo para crear documentos. Debido a que es tan ampliamente utilizado, muchas personas optan por agregar firmas electrónicas a los documentos en Word para aumentar la velocidad de sus procesos de documentos.

La principal ventaja de agregar firmas electrónicas a sus documentos de Word es que la mayoría ya usa el software para crear y editar sus documentos.

Sin embargo, si bien este puede ser el beneficio más obvio, asegúrese de que su organización pueda admitir el caso de uso de firmas electrónicas antes de avanzar con una solución.

PASO: 1

COMO AGREGAR UNA FIRMA DIGITAL O ELECTRONICA EN WORD EN 5 MINUTOS

Limitaciones del uso de Word para firmas electrónicas

Word no está diseñado como software de firma electrónica , y aunque puede usarse para agregar firmas digitalmente, existen algunas lagunas en la funcionalidad que limitan sus beneficios potenciales.

La mayor limitación del uso de Word es que no puede hacer lo que otro software puede hacer después de recopilar una firma. Los documentos se firman para aceptar el contenido del documento y agregar legitimidad, lo que a menudo significa que deben enviarse a otros destinatarios previstos.

Imagine que su empresa desea enviar una propuesta comercial a clientes potenciales o potenciales. Primero debe crear el documento, firmarlo electrónicamente y luego enviarlo, posiblemente a docenas de destinatarios.

Estos destinatarios deben leerlo, decidir si están interesados, firmarlo ellos mismos y enviarlo de vuelta. Idealmente, puede enviar su documento rápidamente a una lista de objetivos y luego ver cómo cada destinatario interactuó con el documento antes de firmarlo. Desafortunadamente, esto no es posible con Word.

Otro gran inconveniente de Word es que no es la forma más rápida de agregar líneas de firma y documentos de firma electrónica. Esto puede no ser un gran problema para aquellos que rara vez envían documentos que deben firmarse, pero para las empresas y departamentos que envían un gran volumen de documentos de ventas, como propuestas y presupuestos, puede ser muy lento usar Word.

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